Política de privacidad

1. Responsable de sus datos

La responsable de la base de datos y de su tratamiento es:

• Razón social: 3-102-960054 Sociedad de Responsabilidad Limitada (en esta política, «Atemporal»)
• Cédula jurídica: 3-102-960054
• Domicilio: Heredia, Mercedes Norte, del Colegio Claretiano 300 m al este y 100 m al norte
• Correo electrónico para temas de privacidad: constructura-svc@atemporal-cr.com
• Teléfono de contacto: +506 8510-2997

Las consultas y solicitudes sobre datos personales las atiende Daniel Alfaro Viquez.

2. A qué se aplica esta política

Atemporal es una empresa constructora costarricense. Usa un asistente automático de WhatsApp, en el número +506 6010-8266, para recibir los pedidos de materiales de sus obras, darles seguimiento y gestionar las compras. Este asistente funciona mediante la aplicación «constructora-pilot» registrada en la plataforma para desarrolladores de Meta. Más adelante, el asistente también podrá registrar la planificación semanal de las obras (método Last Planner). Antes de que esa función entre en operación, Atemporal publicará una nueva versión de esta política que la describa y le pedirá su consentimiento para ese fin (sección 16).

Los datos que se recogen por este medio forman una base de datos de Atemporal: el registro de pedidos, compras, planificación y mensajes de su asistente de WhatsApp.

Esta política se aplica a:

• el personal de Atemporal y los contratistas que usan el asistente (ingenieros, personal de obra y de bodega, proveeduría, gerencia, finanzas y administración);
• los proveedores de materiales y sus personas de contacto;
• cualquier persona que escriba al número del asistente;
• las personas que se mencionen en los mensajes o en la planificación semanal, como integrantes de una cuadrilla.

El uso de WhatsApp se rige además por las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp, que pertenecen a Meta y no a Atemporal.

3. Qué datos tratamos

Datos de identificación y contacto. Su nombre, su número de teléfono (con el que el asistente le reconoce), su cargo o rol y los proyectos a los que está asignado. Si usted tiene acceso al sistema interno de Atemporal, también su identificador de usuario y su contraseña; la contraseña no se guarda tal cual, sino transformada de forma irreversible.

Mensajes y archivos que usted envía. El texto de sus mensajes, las notas de voz, las fotos, los documentos y otros archivos, con sus descripciones, nombres de archivo, fecha y hora. También guardamos cada mensaje tal como WhatsApp lo entrega, lo que incluye su número y el nombre de su perfil de WhatsApp. Si comparte una ubicación, un contacto u otro tipo de mensaje, también queda guardado en esa copia, aunque el asistente no lo procese. Le pedimos no compartir contactos de otras personas por este medio.

Información que se obtiene de sus mensajes. La transcripción de sus notas de voz, el texto leído en sus fotos y las líneas de pedido que resultan de ellos (material, cantidad y unidad). Para cada dato se guarda el fragmento de su mensaje que lo respalda y el nivel de confianza de la lectura automática.

Datos de pedidos y compras. Los materiales solicitados, las cantidades, las unidades, el proyecto, las fechas, las observaciones, su confirmación del pedido y el seguimiento posterior (cotizaciones y compras).

Datos de planificación semanal, cuando esta función entre en operación: los compromisos de trabajo de la semana, la persona o cuadrilla responsable de cada uno, su cumplimiento y la causa de incumplimiento, elegida de una lista general (por ejemplo, «falta de material», «clima», «falta de personal»). Al reportar una causa, no indique datos de salud, incapacidades, accidentes ni otros detalles personales de nadie; si un caso lo requiere, trátelo directamente con su jefatura.

Datos de proveedores. El nombre del negocio o de la persona de contacto, la cédula, el número de WhatsApp, el correo electrónico, notas internas, las categorías de materiales que ofrece, y el registro de su autorización para recibir mensajes o de su baja (fecha y medio).

Mensajes que envía el asistente y su entrega. El texto de cada mensaje que el asistente envía (por ejemplo, el resumen de un pedido o una respuesta automática), el número al que se envió y lo que Meta informa sobre él: si fue enviado, entregado, leído o si falló, y cuándo.

Historial de actividad. Un registro de quién hizo qué y cuándo; por ejemplo, la creación y la confirmación de un pedido, o el cambio de un teléfono o de un correo. Este historial conserva el valor anterior y el nuevo de los datos que se modifican. También registra, por cada mensaje recibido, el número de teléfono y el nombre con que se reconoció a quien escribe, y el texto con el que una persona confirmó su pedido.

Registros técnicos. Registros del funcionamiento del sistema, como identificadores de mensajes, fechas y errores.

Datos que no pedimos. El asistente no necesita datos sensibles, como los que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información de salud, biomédica o genética, o vida y orientación sexual, y nadie está obligado a darlos. Le pedimos no enviar fotos de personas, de documentos de identidad ni de documentos médicos. Si por error recibimos un dato de este tipo, no lo usaremos para ningún fin.

4. Para qué usamos los datos

• Reconocer quién escribe y verificar que esté autorizado y asignado al proyecto correspondiente.
• Recibir los pedidos de materiales, preparar un resumen y crear el pedido cuando usted lo confirma.
• Responder sus consultas sobre el estado de los pedidos de sus proyectos.
• Avisar a Proveeduría cuando una persona debe continuar un pedido que el asistente no logró completar.
• Gestionar las compras y, cuando esta función entre en operación, solicitar cotizaciones a proveedores por WhatsApp.
• Registrar la planificación semanal de las obras y su cumplimiento, cuando esta función entre en operación.
• Llevar esa información de planificación y de compras al sistema de gestión de proyectos de Atemporal (sección 8), cuando esta función entre en operación.
• Conservar evidencia de lo que se pidió y de quién lo confirmó, y cumplir obligaciones legales y tributarias.
• Mantener la seguridad y el buen funcionamiento del servicio.

Atemporal no vende sus datos ni los usa para publicidad. Antes de que la planificación semanal entre en operación, la nueva versión de esta política indicará cómo se calculan los indicadores de cumplimiento y si se usan para evaluar el desempeño de las personas.

5. Uso de herramientas automáticas (inteligencia artificial)

El asistente usa herramientas de inteligencia artificial para:

• identificar qué se pide en cada mensaje (un pedido, una consulta u otra cosa);
• transcribir las notas de voz;
• leer el texto de las fotos, por ejemplo una lista escrita a mano;
• extraer de los mensajes los materiales, las cantidades y las unidades;
• sugerir a Proveeduría una redacción uniforme de los materiales de un pedido.

Estas herramientas solo hacen una propuesta. Ningún pedido recibido por WhatsApp se crea sin que la persona que lo solicitó revise el resumen y lo confirme, por ejemplo respondiendo «SI». Si un dato no aparece en el texto de su mensaje, el asistente no lo completa por su cuenta: le vuelve a preguntar o pasa el caso a una persona de Proveeduría. La transcripción de una nota de voz o la lectura de una foto pueden tener errores; por eso revise el resumen antes de confirmar. Solo una persona autorizada de Atemporal puede ordenar el envío de una solicitud de cotización a un proveedor; el asistente no lo hace por su cuenta.

La inteligencia artificial no aprueba compras, no fija precios y no toma decisiones sobre usted. Las notas de voz y las fotos se usan solo por su contenido: no se usan para identificarle ni para reconocimiento de voz o facial.

6. Datos obligatorios y consecuencias de no darlos

Para usar el asistente son necesarios su nombre, su número de teléfono y el proyecto al que está asignado: sin ellos el asistente no puede reconocerle ni registrar sus pedidos. Para crear un pedido también son necesarios los materiales, las cantidades y las unidades.

Las notas de voz y las fotos son opcionales: puede escribir sus pedidos en texto.

Si usted no desea dar sus datos o no autoriza su tratamiento, no podrá usar el asistente y podrá hacer sus pedidos directamente con Proveeduría por otro medio. Para el personal y los contratistas de Atemporal, no usar el asistente no tiene consecuencias disciplinarias ni contractuales.

7. Su consentimiento

Personal y contratistas de Atemporal. Antes de registrar su número en el asistente, Atemporal le entrega esta política y le solicita su consentimiento expreso, por escrito, en un documento físico o electrónico separado de cualquier otro documento. Ese consentimiento cubre de forma específica el tratamiento descrito en esta política, incluidas sus notas de voz y fotos, y el tratamiento de sus datos fuera de Costa Rica por los proveedores tecnológicos de la sección 8. Atemporal conserva la prueba de su consentimiento: la fecha, el medio, la versión de esta política que se le informó y su respuesta.

Si usted participó en las pruebas del asistente o su número ya estaba registrado antes del 10 de octubre de 2026. Atemporal le dará a conocer esta política y le pedirá este consentimiento antes de que siga usando el asistente, y le dirá qué datos de esas pruebas conserva. Si no lo otorga, esos datos se eliminarán o se desvincularán de su identidad dentro de 1 mes.

Proveedores y sus personas de contacto. Atemporal registra los datos de contacto de una persona que atiende a un proveedor (su nombre, su número de WhatsApp o su correo) solo después de informarle esta política y de obtener su consentimiento expreso para el tratamiento de esos datos y de los mensajes que envíe al asistente, incluido su tratamiento fuera de Costa Rica.

Personas que escriben sin estar registradas. Atemporal no cuenta con su consentimiento; por eso trata sus mensajes solo como se indica en la sección 11.

Retiro del consentimiento. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin costo y sin efecto retroactivo, por el mismo medio en que lo dio o escribiendo a constructura-svc@atemporal-cr.com o al +506 8510-2997. Dentro de los tres días hábiles siguientes, Atemporal retirará su número del asistente, le confirmará el retiro por escrito y le indicará qué información debe conservar por obligación legal y por cuánto tiempo. Desde ese momento el asistente ya no le reconocerá: si vuelve a escribirle, su mensaje se tratará como el de un número no registrado (sección 11).

8. Con quién compartimos los datos

Dentro de Atemporal. Proveeduría ve todos los pedidos y recibe los avisos del asistente. Las personas asignadas a un proyecto pueden consultar, según su rol, el estado de los pedidos de ese proyecto. Gerencia, Finanzas y la administración del sistema tienen acceso según sus funciones. Los datos de contacto de los proveedores los puede consultar cualquier persona con acceso al sistema interno de Atemporal.

Proveedores de materiales. No reciben datos personales de quien hace un pedido: si Atemporal les pide una cotización, reciben solo los datos del pedido que se cotiza (por ejemplo, los materiales, el número de pedido y el plazo para responder).

Proveedores tecnológicos. Atemporal se apoya en los siguientes proveedores, que tratan los datos por cuenta de Atemporal para prestarle su servicio:

Algunos de estos proveedores pueden procesar datos en otros países donde tienen su infraestructura.

Servidor del asistente. La base de datos del asistente (mensajes, pedidos e historial de actividad) se guarda en un equipo ubicado en Estados Unidos (región us-east-1), administrado por Daniel Alfaro Viquez. Las notas de voz, fotos y archivos se guardan en Estados Unidos (región us-east-1). Las copias de respaldo se guardan en Estados Unidos (región us-east-1).

Sistema de gestión de proyectos de Atemporal. Atemporal lleva el presupuesto, la programación, la planificación semanal y los costos de sus obras en su propio sistema de gestión de proyectos, alojado en Microsoft Azure en Estados Unidos. A medida que estas funciones entren en operación, el asistente registrará en ese sistema copias de los compromisos de planificación semanal, de las órdenes de compra y de los datos de contacto de proveedores. Ese sistema pertenece a Atemporal, y solo las personas autorizadas por Atemporal pueden consultarlo.

Autoridades. Atemporal entregará datos cuando una autoridad competente lo ordene conforme a la ley.

Nadie más. Atemporal no vende sus datos ni los entrega a terceros para que los usen con fines propios. Si en el futuro necesitara hacerlo, le pedirá antes su consentimiento.

9. Tratamiento de datos fuera de Costa Rica

Los proveedores tecnológicos de la sección 8 tratan los datos principalmente en Estados Unidos, y algunos pueden hacerlo en otros países donde tienen su infraestructura. Atemporal los contrata para que traten los datos por su cuenta, y sigue siendo responsable del tratamiento. Según sus condiciones de servicio, pueden conservar copias por periodos limitados para prestar el servicio, por seguridad o para prevenir abusos. Meta, además, trata por su cuenta los datos de su propia cuenta de WhatsApp, conforme a la política de privacidad de WhatsApp.

Si usted es parte del personal o es contratista de Atemporal, o es la persona de contacto de un proveedor, al otorgar su consentimiento (sección 7) autoriza expresamente este tratamiento fuera de Costa Rica para los fines descritos en esta política. Si usted escribe sin estar registrado, su mensaje pasa por Meta y Cloudflare y sus archivos se guardan como se indica en la sección 11.

10. Proveedores de materiales y cómo dejar de recibir mensajes (BAJA)

Atemporal registra los datos de contacto de sus proveedores para gestionar sus compras. Por ahora, el asistente no envía solicitudes de cotización a proveedores: Proveeduría hace las compras directamente. Si en el futuro Atemporal envía solicitudes de cotización por WhatsApp, lo hará solo a proveedores que hayan autorizado recibirlas, registrará la fecha y el medio de esa autorización y actualizará antes esta política (sección 16).

Para registrar a un proveedor solo es necesario el nombre del negocio. Los datos de una persona de contacto (su nombre, su número de WhatsApp o su correo), la cédula y las notas son opcionales, y los de una persona de contacto solo se registran con su consentimiento (sección 7). Sin un número de WhatsApp, Atemporal no podrá pedirle cotizaciones por este medio.

Si usted es proveedor registrado y escribe al número del asistente, su mensaje y los archivos que envíe se guardan como se describe en la sección 3, y el asistente los analiza con las herramientas de la sección 5 (Anthropic y Google) para identificar de qué se trata. Por este medio el asistente no recibe cotizaciones ni pedidos de proveedores.

Cómo dejar de recibir mensajes. Si usted es proveedor y no desea recibir más mensajes de Atemporal por WhatsApp, responda desde el número que tiene registrado con Atemporal con la palabra BAJA, sola, sin tilde, sin otras palabras y sin signos. El asistente registrará su baja con la fecha, le enviará una confirmación y dejará de enviarle mensajes por ese medio. Un mensaje como «quiero dar de baja el pedido 3» no se toma como una baja.

Si después desea volver a recibir mensajes, avísele a Proveeduría por su vía de contacto habitual.

La baja detiene los mensajes, pero no elimina sus datos. Para pedir su eliminación, vea la sección 15.

11. Si usted escribe al número sin estar registrado

Si escribe al asistente desde un número que no está registrado, Atemporal no le informó antes de esta política ni cuenta con su consentimiento. Por eso trata sus datos lo mínimo posible: guarda su mensaje, su número, el nombre de su perfil de WhatsApp, la fecha y los archivos que envíe, solo para responderle y para revisar si se trata de un error (por ejemplo, una persona del personal que cambió de número). Recibirá una respuesta automática que indica que el número no está habilitado para este servicio.

Esos mensajes no se procesan con inteligencia artificial y no se usan para ningún otro fin. Los archivos que envíe se guardan en Estados Unidos (región us-east-1). Pasado 1 mes desde su recepción, Atemporal elimina el mensaje y los archivos; solo conserva un registro de que se recibió un mensaje desde su número y en qué fecha, como medida de seguridad del servicio. Puede pedir antes su eliminación como se indica en la sección 15.

Lo mismo ocurre si su número está registrado a la vez como personal y como proveedor de Atemporal; en ese caso Atemporal debe corregir el registro, y usted puede avisarlo a constructura-svc@atemporal-cr.com.

12. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos cada dato solo mientras sea necesario para el fin con que se recogió, y lo eliminamos o lo desvinculamos de su identidad cuando deja de serlo, aunque usted no lo pida:

• Pedidos, compras y cotizaciones, con los mensajes que les dieron origen y su historial de actividad: 1 mes desde el cierre o la cancelación del pedido.
• Notas de voz, fotos y archivos que dieron origen a un pedido, y su transcripción o lectura: 1 mes desde su recepción, salvo que formen parte de un reclamo en curso.
• Los demás mensajes y archivos (consultas, conversaciones que no terminaron en un pedido y mensajes de proveedores), la copia de cada mensaje tal como WhatsApp lo entrega, los mensajes que envía el asistente con su estado de entrega, y los registros técnicos: 1 mes desde su recepción o envío.
• Mensajes y archivos de números no registrados: 1 mes (sección 11).
• Datos de contacto del personal y de los contratistas: mientras dure la relación y hasta 1 mes después de terminada, salvo un reclamo en curso.
• Datos de contacto de proveedores: mientras sigan siendo proveedores de Atemporal y hasta 1 mes después de la última compra.
• Facturas y demás comprobantes tributarios, cuando el asistente los reciba: el plazo que fija la normativa tributaria.

Cuando un dato de contacto cambia, el valor anterior queda en el historial de actividad, y se elimina o se desvincula de su identidad en el mismo plazo que el dato al que se refiere.

Hoy el asistente no borra información de forma automática: Atemporal revisa y elimina, o desvincula de su identidad, los datos vencidos de forma manual al menos una vez al mes. Usted también puede pedir en cualquier momento la eliminación de sus datos, como se indica en la sección 15.

En ningún caso conservaremos datos que puedan afectarle por más de diez años desde los hechos registrados, salvo que una norma especial exija otro plazo. Si algún dato debe conservarse más allá de ese plazo, se desvinculará de su identidad.

13. Cómo protegemos los datos

• Verificamos que cada mensaje recibido venga realmente de WhatsApp mediante un código de verificación criptográfico que Meta agrega a cada envío, y descartamos sin guardarlos los que no lo traen o no coinciden.
• La información viaja cifrada entre el asistente y los proveedores tecnológicos.
• Las notas de voz, fotos y archivos se guardan en almacenamiento privado, sin acceso público, y solo el personal autorizado puede verlos.
• El acceso al sistema interno requiere usuario y contraseña, y está limitado al personal autorizado de Atemporal. Las contraseñas no se guardan en texto legible.
• Las claves de acceso a los servicios tecnológicos se guardan fuera del código del sistema.
• Las personas de Atemporal y de sus proveedores tecnológicos que tratan sus datos están obligadas a guardar confidencialidad sobre ellos.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, Atemporal se lo informará conforme a la ley.

14. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted tiene derecho a:

• Acceso: saber, de forma gratuita, qué datos suyos tiene Atemporal y cómo los trata.
• Rectificación: corregir los datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir que se eliminen sus datos, en particular los que ya no sean necesarios, los inexactos o los que se hayan tratado en contra de la ley o sin su consentimiento.
• Revocación: retirar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo.
• Decidir sobre la cesión: sus datos no se entregan a terceros fuera de lo descrito en esta política sin su consentimiento.
• No dar datos sensibles: nadie está obligado a darlos.
• Presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) si Atemporal no atiende su solicitud o la rechaza sin justa causa.

Cómo ejercerlos. Escriba a constructura-svc@atemporal-cr.com, llame o escriba al +506 8510-2997, o entregue su solicitud por escrito en Heredia, Mercedes Norte, del Colegio Claretiano 300 m al este y 100 m al norte. Indique su nombre, el número de teléfono con el que usa el asistente y qué solicita. Puede presentar la solicitud usted o su representante. Ese contacto lo atiende una persona: el asistente automático de WhatsApp no tramita solicitudes de privacidad.

Podemos pedirle información para confirmar su identidad antes de entregarle o cambiar datos. Ejercer sus derechos es gratuito, y ejercer uno no le impide ejercer los demás.

Plazos. Resolvemos las solicitudes de acceso, rectificación y supresión dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción. El retiro del consentimiento lo aplicamos y se lo confirmamos dentro de los tres días hábiles siguientes. Si necesitamos más información para atender su solicitud, se lo pediremos dentro de esos plazos.

15. Cómo solicitar la eliminación de sus datos

1. Envíe un correo a constructura-svc@atemporal-cr.com con el asunto «Eliminación de datos», su nombre y el número de WhatsApp con el que usó el asistente.
2. Atemporal confirmará su identidad y resolverá su solicitud dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción.
3. Atemporal eliminará sus datos o los desvinculará de su identidad. Si debe conservar alguno por una obligación legal o porque respalda un pedido o una compra dentro del plazo de la sección 12, le dirá por escrito cuál, por qué y hasta cuándo.
4. Si usted es proveedor y solo desea dejar de recibir mensajes, basta con responder BAJA (sección 10).
5. Si no recibe respuesta en ese plazo o no está de acuerdo con ella, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Estas instrucciones también están publicadas en https://atemporal-cr.com/eliminacion-de-datos.html.

16. Cambios a esta política

Atemporal puede actualizar esta política, por ejemplo cuando entre en operación una función nueva o cambie un proveedor tecnológico. La versión vigente estará siempre publicada en esta misma dirección, con su número de versión y su fecha. Las versiones anteriores se conservan y puede solicitarlas a constructura-svc@atemporal-cr.com.

Antes de que entre en operación una función que trate sus datos para un fin nuevo (por ejemplo, la planificación semanal de obra) o antes de agregar un proveedor tecnológico que trate sus datos fuera de Costa Rica, Atemporal le informará el cambio y le pedirá su consentimiento para ese fin o ese proveedor. Si no lo otorga, sus datos no se usarán para ello. Para otros cambios importantes, se lo informaremos antes por WhatsApp o por otro medio.